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第51回「効率的な会議の進め方」

会議を効率的に進めるためのテクニック

読むポッドキャスト 第51回「西村豪庸の『社長工場』」

    トピックス一覧
  1. 会議を効率的に進めるために、西村工場長が意識していることは?
  2. 直接会う会議とオンライン会議の違い
  3. 会議で何も発言しない人
  4. 入魂のパワーポイントを持ってくる人
  5. 西村工場長は1週間で平均何件くらいの会議に出るのか
  6. すぐに使える!会議を効率的に進めるためのテクニック
  7. 喫煙者の多い会議
  8. 西村工場長流の会議の仕方
  9. 会議をするときに自覚すると良いことは?

ナレーターやまだひさし

「西村豪庸(にしむらひでのぶ)の『社長工場』」!!

こんにちは、やまだひさしです!
ポッドキャスト番組、西村豪庸の社長工場では、インスタイルグループの代表を務める経営コンサルタントの西村豪庸さんが、ビジネス、経営に関することを独自の視点で解説していきます。

西村さん本日もよろしくお願いします。

「効率的な会議の進め方」

これについて話したいと思います。

工場長西村豪庸

はい。

会議を効率的に進めるために、西村工場長が意識していることは?

ナレーターやまだひさし

ビジネスマンにとって会議を効率的に進めるのは、永遠の課題だと思うんです。

例えば何時間やっても何も決まらない会議だったり、行ってみたら会議のための会議だったり…

工場長西村豪庸

僕はそういうとき

「終わったら呼んでください」

って言ってゲームしてます 笑

ナレーターやまだひさし



どのように会議を進めたら有意義な時間になるのか、西村さんは会議でこだわってることや、意識してやってることはありますか?

工場長西村豪庸

それぞれにとって、何が目的かじゃないですかね?

僕は基本的に、会議を3つくらいに分けてて。

情報共有や、顔合わせのための "会うだけの会議"

ブレストして作り上げていくマッシュアップのための "ディスカッション会議"

そこで何かを決めるための "意思決定のための会議" みたいな。

ナレーターやまだひさし

そうか!

工場長西村豪庸

長い話、長い会議って無くて、"つまんない会議""面白い会議"、もしくは "役に立つ会議""役に立たない会議"

セールスレターも長いレターって無くて、"面白いレター""つまんないレター" か。

結局、それの目的ですよね。

決定のための会議で3秒で決まれば、それはそれでいい会議だと思うし。

それが決定するまで、意地でもみんなでなんとかしましょうって言うんだったら、それはそれで時間がかかる場合だってあるし。

直接会う会議とオンライン会議との違い

ナレーターやまだひさし

やっぱり「直接会いましょう」っていう人も、多かったりするじゃないですか。

今だと、テレカンもありますよね。

これは西村さんにとって、差異は無いですか?

※テレカンとは…テレカンファレンスの略で、テレビや長距離電話などを用いて遠隔地と行う会議のこと

工場長西村豪庸

ありますね。
僕は割とその場の空気とか雰囲気とかの、ノンバーバルコミュニケーションで情報を拾う方なので。

ナレーターやまだひさし

じゃあただ単にトークの内容だけじゃなく、みんなが集まって出てくる雰囲気だとかをみる。

工場長西村豪庸

テレカンだと、ただの声の遅れなのか考える間なのか分かんないときがあるから。
あんまり得意じゃないですね。
だから比較的に行くようにはしてます。

ナレーターやまだひさし

ちゃんと時間を作ってきっちり会いに行って、直接話すんですね。

会議のとき、人数は多いですか?
それとも、少人数でやるんですか?

工場長西村豪庸

僕は基本、意思決定権者としかしないので相手は4、5人までですね。

ナレーターやまだひさし

基本は少ないんですね。
例えば、世界レベルで言うとG20とかは大人数で集まるじゃないですか。

工場長西村豪庸

あれはきっと、会うための会議だからでしょ? 笑

きっと重要なことを決めてるんでしょうけど、どうせ力のある国とか力のある人が何人かいて、そこで決まってんでしょ?

ナレーターやまだひさし

だって実際、G20終わった後にすぐ離任したり辞任したりって、よくありますからね。

「前に会ったけど、もう違う人になってるじゃん」

みたいな 笑

会議で何も発言しない人

ナレーターやまだひさし

会議に参加はしてるけど

「お前なんも喋ってないし、なんだったの?」

みたいな人も、たまにいるじゃないですか。

ああいう人たちはどう思いますか?

工場長西村豪庸

それも会議の質によります。

意思決定のための会議で、その人がとりあえず聞いて議事録を取って共有すればいいって人なら、黙ってても何も気にならないけど。

ブレストのための会議で黙ってると、それは気になりますよね。

ナレーターやまだひさし

結局アイデアも無いし、何しに来たんだ?ってなってしまう。

工場長西村豪庸

その分の人件費が出てるわけだし、"会議に何を求めるか" じゃないですか。

僕はそれを気をつけていますね。

入魂のパワーポイントを持ってくる人

ナレーターやまだひさし

入魂のパワーポイントを、いっぱい持ってくる人がたまにいますけど、あれはどうですか?

工場長西村豪庸

「その入魂のパワーポイントを作る暇があるんだったら、こっちをやっといた方がいいのに」って思うような仕事だったら

「次から箇条書きでいいよ」

って言うし、その入魂のパワーポイントが必要な場合だったら、別にとやかく言わないですけど。

だいたい入魂のパワーポイントが必要な人って、学生時代で言うと「ノートだけきれいで成績はあんま良くないやつ」みたいな。

「ノートを作るのが好き」ってやつは、あんま評価しないんですけど。

ナレーターやまだひさし

そういう人は多いと思う。

工場長西村豪庸

たまに会議で、ブレストでも意思決定でもなくて、説得にくるやつがいるんですよ。

「自分はここまでやったし、こういうわけでこの結果はしょうがないんです。」

みたいな。

ナレーターやまだひさし

その人は会議で何を求めてるの 笑

工場長西村豪庸

言い訳というか説得みたいな。

「市場環境がこうなって競合がこうなっていたので、売上が23%減ですが、競合は24%減なのでうちの方が1%いいです」

っていうパフォーマンスというかプレゼンみたいなのが、たまにいるんですよ。

ナレーターやまだひさし

「私は」をとにかく主張するんですよね。

「市場もそうだし『私は』十分やってきました」

みたいな資料をいっぱい集めて、提示してくる人 笑

工場長西村豪庸

暇なんだろうなって思いながら

「終わったら呼んでください」

って言ってパズドラをやります。

ナレーターやまだひさし

次に何をするかって話をしたいのに、これは建設的な会議になってないですもんね 笑

工場長西村豪庸

だから、会議の目的を最初に定めるって感じですね。

西村工場長は1週間で平均何件くらいの会議に出るのか

ナレーターやまだひさし

実際に今は、1週間で平均何件くらいの会議に出てますか?

工場長西村豪庸

今週はゴルフがあったんで20ですね。

ナレーターやまだひさし

20!?
ほぼ毎日!

工場長西村豪庸

だいたい1日平均で4、5件だと思います。

ナレーターやまだひさし

頭の中大丈夫ですか?
おかしくならないですか?
前の会議で、全部が全部解決するわけじゃないじゃないですか。

リセットできるものなんですか?

工場長西村豪庸

だいたい解決するんじゃないですか?

解決しなかったらしなかったで、人のせいにするの得意なんで 笑

ナレーターやまだひさし

いやいや、そんな会議をしてるわけないでしょ 笑

そこには意思決定もあるわけですよね?

工場長西村豪庸

そうですね。
基本意思決定権者と、意思決定をするための会議が多いので。

ナレーターやまだひさし

それを1日に4、5件こなしている?

工場長西村豪庸

そうですね。

ナレーターやまだひさし

これはやっぱり、今の世の中になってもこの時間は必要?

もう少し効率的になることはない?

工場長西村豪庸

僕はそれが向いてると思うのでやってます。

ナレーターやまだひさし

ご自身もそれがそんなに無駄とは思わないし、やっぱり重要なファクトになっていると。

工場長西村豪庸

そうですね。

すぐに使える!会議を効率的に進めるためのテクニック

ナレーターやまだひさし

例えば

「こんなふうに準備しとくといい」

「こんなふうにやるといいよ」

って言うような

「明日からすぐに使える、会議を効率的に進めるためのテクニック」

は、何かありますか?

工場長西村豪庸

まず、会議の目的をきちんと分けることですよね。

僕は「ご確認お願いします」っていう資料がくると「確認したよ」とだけ送るんです。

ご確認して、何してほしいんだ?って思うから。

「ここが気になっている、ここを決めたい、これを聞きたい」

っていうのなら、わかるんでいいんですけど。

ナレーターやまだひさし

これを教えてくださいとか、お話してくださいとかなら分かるけど。

工場長西村豪庸

「ご確認お願いします」

って言われると

「ご確認したよ」

って答える癖があります 笑

ナレーターやまだひさし

でも、そのための会議で呼ばれる場合も多いですよね?

工場長西村豪庸

それはオンラインでいいなって思うだけです。

そういう意味で言うと、"情報共有のための報告会" みたいな会は、あんまり好きじゃないですね。

ナレーターやまだひさし

会議でよく、印刷した資料をざーっと配るじゃないですか。

僕いっつも思うんですけど、あれってなんで事前にくれないんですかね?

工場長西村豪庸

僕は事前にくれとは思うタイプです。

ナレーターやまだひさし

これだけでもだいぶ効率化が出来ますよね。

「明日の会議で使う資料になります。
一応社外秘ですけど、全員目を通しておいてください」


ってすると、集まった瞬間から

「あの資料について…」

って話ができるのに。

工場長西村豪庸

「具体的には、こことここについて決めたい、特にこのページのここにデータがあります。
必要なデータが追加であったら言っといてね」


って言われたら「へいへい」って話ですけど。

みんなの知識レベル、情報レベルを揃えるために会議の前半を使う、みたいなことがよくあるじゃないですか。

あれが結構かったるくて。

ナレーターやまだひさし

「今配るんだ…」

って感じになって資料に目を通して、15分くらい沈黙になるわけですよ。

みんなを見て少し経ってから、話が始まるみたいな。

工場長西村豪庸

僕はそれをしないし、人にもやらせないです。

喫煙者の多い会議

ナレーターやまだひさし

今はだいぶなくなりましたけど、昔の会議はタバコとコーヒーがセットだったんですよ。

とにかく煙がモクモクなんですよね。
受動喫煙もとんでもない量になるし、飲み物はコーヒーしか無いんですよ。

タバコ吸ってコーヒー飲んでて、ろくに寝てない人の口臭ってすごいんですよ。

会議どころじゃないんです!笑

こういう会議って、たまに呼ばれることあるんですか?

工場長西村豪庸

僕はありますけど。

ナレーターやまだひさし

大丈夫ですか?

工場長西村豪庸

それがブレスト会議のときは、その人が1番パフォーマンスが上がる状態にしたいから。

僕はタバコ吸わないけど、それぞれの人が1番いい状態になるようにしてます。


なので僕はブレストのときは、喫煙者の会議と禁煙者の会議、非喫煙者の会議は分けたりしますよ。

ナレーターやまだひさし

いくら西村さんが禁煙者だと言っても、その人にはその環境が1番効率もいいし、アイデアが出たりするなら仕方ないんだと。

工場長西村豪庸

はい、お付き合いしますよ。

ナレーターやまだひさし

すごいな、そういう調整もしてるんだ。

工場長西村豪庸

タバコくせぇ!
って思いながら、家に帰ってシャワーを浴びますけど。

ナレーターやまだひさし

でもこれに関しては、仕方ないことですもんね。

西村工場長流の会議の仕方

工場長西村豪庸

僕の場合は会議というか、定例コンサルなので。

そのついでに、そこに営業会議のメンツがいるとか、部長会がある、ブランド会議がある、プロモーション会議がそこにセットされてて、僕のコンサルティングはその時間に使ってるから。

マーケティング会議がそこであって、毎週この時間はマーケティング会議ね、とか。

もしくはその社長とマンツーマンで会って昼飯食って話して

「今日は誰々が一緒にいることになってるから、そこで情報が共有されて、そこで決まったことが各所に伝達されるね」

みたいなことが多いので。

ナレーターやまだひさし

そこも自分の中で、効率的にしてるわけですよね。

工場長西村豪庸

基本的に意思決定権者としか話しないし、会議して決めてるんで。

決定のための会議だったら「意思決定権者が、意思決定できる準備を全部しといてね」って、担当者に言いますね。


だから僕は、材料を出されれば「どうしようかな?」って悩やまずに、「右、左」って言えるので。

逆に僕が「右、左」って言えないときは、前提条件とか情報共有が甘いとき。

ナレーターやまだひさし

そこまでの準備ができてれば、ポンポン行くはずだからね。

工場長西村豪庸

こないだの話じゃないですけど

「ここに出店するべきですか?しないべきですか?」

「するべき!しないべき!隣にすべき!」

って言えるので。

ナレーターやまだひさし

この間、僕がある方を紹介したんですけど、あれも会議だったんでしょうかね?

工場長西村豪庸

はい、あれも会議っすよね。

ノンバーバルコミュニケーションを拾うために、僕はあそこに行ってるじゃないですか。

ナレーターやまだひさし

対面して会って「どんなことだったら、この人にこういう形の提案があるよ」とか。

「こういうところは、今やんない方がいいよ」みたいなことも言って。

ああいうときには、そのアイデアもお互いに出し合わなきゃいけないし、確認しなきゃいけないこともありますよね。

工場長西村豪庸

顔合わせでもあるし情報共有でもあるしブレストでもあるし。

その場で意思決定したのも、いくつかあるじゃないですか。

ナレーターやまだひさし

今後もあるでしょうけど、エンジェル投資もその人と会ってみて、そういう会議が行われてるってことですよね?

こないだ紹介したハワイアンソルトの方とも、そういう会議も行われてるわけですね。

工場長西村豪庸

あの後に定例で会議してるってよりは、社内のチャットツールに入ってもらって、情報共有で済む部分は、基本オンラインでやってるんですよ。

ナレーターやまだひさし

今どういう状況かとか。

工場長西村豪庸

進捗確認とか情報共有とかは、別にオンラインでいいので。

ナレーターやまだひさし

具体的な局面になったときには対面で、みたいなことがあったり。

工場長西村豪庸

そうですね。
ブレストしようとか、意思決定しようとか。

もちろん、オンラインで意思決定をする場合もあるんですけど。

ナレーターやまだひさし

例えば予算をこれだけ投入するだとか、これはちょっと待てとかいう作業をしていると。

たぶんこれも西村さんの脳みその使い方だと思うんですけど、会議を得意か不得意で言ったら、ご自身ではやっぱり会議のやり方も得意な方ですよね?

工場長西村豪庸

たぶん得意なんだと思います。
脳みそを使う時間を、12時から19時までの7時間に決めてるので。

ナレーターやまだひさし

僕もヒデちゃんと、個別でよくランチミーティングさせてもらったことがあるけど、やっぱ昼なんだね。

工場長西村豪庸

ある程度、自分の中のオープンスロットを決めてるので。

ナレーターやまだひさし

それに合わせてって、結果的な答えを出していくと。

みなさんもぜひ、やってみたらいかがでしょう。

まず会議をお昼の時間に変えてみるとか。
あとはできる限りの準備は先にシュミレーションしておいて、っていうふうにやるだけでもね?

工場長西村豪庸

だから本当に、何したいかですよね。

会議をするときに自覚すると良いことは?

ナレーターやまだひさし

もし自分の中で「時間が無駄だな」とか思ってるんであれば、変えていけるはずなので。

工場長西村豪庸

時間が無駄だったら短くすればいいし。
本当に結論が出せればいい、意思決定ができればいいんだったら、会議は3分でも5分でもいいし。

ナレーターやまだひさし

準備をしてないまま会議をしてる人たちが、結構多い気がしますね。

工場長西村豪庸

特にベンチャーの会社だと、序盤の方に準備が甘いとかあったりしますね。

ナレーターやまだひさし

これだと会議にならないし、何を話したいのか分かってれば準備ができるでしょうと。

きっと、会議をしただけで満足みたいなところがあって

「今日も集まっていっぱい話しちゃったね」

って感じで終わるみたいな 笑

工場長西村豪庸

20人分の人件費がかかってるって話じゃないですか。

ナレーターやまだひさし

そうですよね、それを換算したら。
何も生まれなかったし何もできてないのに、ただ会議をしただけみたいな。

工場長西村豪庸

僕、結構歩留まりを気にするので。

時給が2000円の人が20人いて、1時間使ったとしたら、いくらだって話じゃないですか。

「それ以上の意思決定をしたんだろうね?」

「それ以上のアイデアが出てきて、それ以上に稼げるための会議したんだろうね?」

って話になるじゃないですか。

ナレーターやまだひさし

それじゃなかったら、ただ喋ったことと同じなんだよ。

工場長西村豪庸

しかも僕の場合はコンサルで、1時間いくらでフィーをもらうわけじゃないですか。

それ以上の価値を生み出し続けないと、リピートはないわけじゃないですか。

ナレーターやまだひさし

ある意味、そういうところで作業をして仕事して対価を得てるわけだから

「この会議、そんなもので終われないでしょ?」

ってことですよね。

工場長西村豪庸

逆に向こうも高いお金払ってれば、意地でも元を取りに来るので 笑

ナレーターやまだひさし

そりゃそうですよね 笑

工場長西村豪庸

「俺は別に情報共有に30分ダラダラ使って、残りの30分顔合わせに使っていいけどね。
あなたがお金払って買った僕の時間だから、それは好きにしていいけど僕はその間ずっとゲームしてるよ」


って 笑

ナレーターやまだひさし

ギャラもらってパスドラやっちゃうよって 笑

確かに会議が、無料だと思わないことって大事ですね。

「これだってコストかかってんだぜ」ってしっかり自覚するのは大事ですね。

みなさんぜひ、効率的な会議を進めてみてください。

「西村豪庸の『社長工場』」
「毎週1000万投資」と題しまして、情熱を持った起業家へエンジェル投資も行なっております。

エンジェル投資の詳細は第7回第8回の放送をお聞きください。

また、番組への質問・ご意見は下記のお問い合わせフォームからお問い合わせください。

西村さん本日もありがとうございました。

工場長西村豪庸

ありがとうございました。

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